Traitement de l’adresse postale

Restructurer, dédoublonner, dédupliquer

RNVP = Restructuration Normalisation Validation Postale

Que votre fichier client soit composé d’une population de seniors ou plus jeunes, il s’érode naturellement du fait des migrations de population ou de la mortalité. Il est donc nécessaire d’une part de le régénérer constamment par des actions de recrutements, et d’autre part, de le nettoyer de ses Plis Non Distribués (PND, ou ancienne NPAI)

Cette purge peut se faire en amont de l’expédition des messages par des traitements de marquage des déménagés voire de recherche de la nouvelle adresse si autorisée par la personne concernée.

Il vous faut donc garantir une haute qualité intrinsèque de vos adresses, soit par des corrections ponctuelles via des traitements informatiques automatiques, soit par des corrections en temps réelles lors de la saisie.

La Poste estime à 1/3 le taux de PND engendrés par des adresses mal libellées.

Notre solution : la Restructuration, Normalisation et Validation Postale (RNVP) de votre fichier client. ITL vous propose son expertise dans ces différents traitements qui vont :

• positionner correctement les données selon la norme AFNOR de l’adresse
• vérifier l’exactitude de l’adresse par comparaison aux référentiels postaux officles de La Poste, le tout grâce à un outil agréé par le Service National de l’Adresse, filiale de La Poste.
•  marquer les déménagés et vous restituer la nouvelle adresse

Communiquer avec des données propres et qualitatives

Toute entreprise qui souhaite prospecter des nouveaux clients via des actions de marketing direct et qui souhaite garder une relation de qualité avec leurs clients lors d’opérations de fidélisation se doit d’utiliser des données normalisées.

La bonne fréquence pour faire un RNVP

Idéalement, avant toute opération marketing de fidélisation et mise en location de vos adresses postales, vos données doivent être normalisées, rien que pour que les tous derniers référentiels postaux soient utilisées. Mais il est aussi important que les adresses soient correctement saisies dès la création dans votre logiciel de gestion; des logiciels d’aide à la saisie existent et permettent aussi d’accélérer la cadence de saisie.

Traitement des doublons : déduplication et dédoublonnage

Pourquoi est-il primordial de traiter les doublons ?

Envoyer le même message plusieurs fois à la même personne a plusieurs effets nocifs : le premier est un surcoût inutile, surtout pour des adresses postales, le second est une mauvaise image de votre société auprès du prospect ou de votre client, et le dernier effet est un impact écologique néfaste qui aurait pu être évité.

La politique de traitement des doublons doit donc également être rigoureusement définie tant en matière de doublons internes sur votre fichier client que de doublons avec des fichiers extérieurs.

Quelle différence entre un dédoublonnage et une déduplication ?

Le dédoublonnage : c’est l’action de détecter les doublons internes à un fichier, selon plusieurs critères comme l’email, le téléphone ainsi que toute ou partie de l’adresse postale. Pour le cas des particuliers (BtoC), on peut vouloir garder une adresse par foyer ou une adresse par individu; pour les sociétés (BtoB), il en est de même : garder une adresse par société ou par contact dans la société

La déduplication : sur le même principe que le dédoublonnage, une déduplication permet de détecter les doublons entre votre fichier clients et les fichiers externes que vous souhaitez utiliser. Outre le fait de ne pas envoyer le même courrier plusieurs fois à la même personne, l’objectif est aussi de ne pas proposer une offre de recrutement à un client fidèle par exemple. Le traitement va également écarter les doublons entre les fichiers externes et tous les doublons internes. Lorsque votre fichier client est utilisé dans un tel processus, on emploiera le terme de « Repoussoir » car les adresses concernées seront « repoussées » du fichier final qui sera utilisé pour envoyer le courrier.

Détecter les doublons ce n’est pas simplement détecter les données identiques

Qu’on soit dans le domaine du BtoB ou du BtoC, toute société ou association qui veut éviter d’envoyer 2 plis à la même adresse doit faire une opération de dédoublonnage ou de déduplication. 

ITL met à votre disposition son expérience dans la détection des doublons internes à votre fichier d’adresses grâce à des méthodes de comparaison développées en internes ou par une personnalisation de celles-ci selon vos besoins. Il ne suffit pas de détecter des emails ou téléphones identiques, mais aussi des différences d’orthographes dans les noms, prénoms et adresses postales.

Détection des adresses litigieuses ou à ne pas utiliser

Un bon nettoyage se termine toujours par une pile de choses à jeter

Lors d’un traitement de déduplication qui doit éliminer les doublons entre plusieurs sources louées ou échangées, ITL va plus loin dans la confrontation de votre fichier client aux fichiers externes. Cette confrontation va nous servir à trouver des éléments de corrélation (sur des critères sociodémographiques bases sur les statistiques de l’Insee) entre votre fichier et des fichiers externe. Grâce à cela, nous détectons très tôt dans le processus un fichier qui ne correspondrait pas à votre cible, par exemple, si la moyenne d’âge de vos clients est de 40 ans et que sur 10 fichiers externes, un seul affiche une moyenne d’âge de 79 ans, il est fort probable que ce fichier soit hors cible ou qu’il y ait eu une erreur de sélection.

Il existe plusieurs repoussoirs officiels

Chaque traitement est également confronté aux repoussoirs classiques et disponibles chez tout prestataire :

• Le fichier Robinson : aussi nommé « Stop-Pub », ce service permet à tout un chacun de s’y inscrire pour ne plus recevoir de courriers adressés issues des sociétés de marketing direct
• Estocade : fichier alimenté par La Poste à partir des déclarations de déménagements qui lui ont été soumis.

Chez ITL, des repoussoirs exclusifs à cibler selon les besoins

Au fil des années, nous avons cherché à créer de nouveaux repoussoirs, en fonction des besoins des clients, afin de leur faire économiser un maximum sur les envois inutiles.

ITL dispose ainsi de repoussoirs exclusifs qui peuvent s’appliquer en fonction des différentes problématiques :

• Notre Liste Rouge et Déménagés : alimentée par l’ensemble des décédés, stop-pub et déménagés qui nous sont remontés par l’ensemble de notre parc de clients et fournisseurs, soit plusieurs centaines d’annonceurs.
• Les logements collectifs : il est possible de régler ce repoussoir en fonction du nombre de noms connus à cette adresses (plus de 4 personnes, ou plus de 5, etc…) ou la présence de HLM. A utiliser pour toute campagne ciblant des maisons individuelles ou des propriétaires de maisons par exemple
• Les maisons de retraite, Ehpad et longs séjours : certains produits à destination des seniors ne peuvent pas être installés dans des chambres en collectivité, comme les baignoires à porte ou les monte-escaliers. Ce repoussoir a spécialement été créé afin d’exclure tous les noms d’une base de prospection qui seraient liées à une adresse d’un Ehpad. A titre d’exemple, sur une opération concernant 15 fichiers, le repoussoir des maisons de retraite a écarté 2600 adresses sur une quantité nette de déduplication de 265 000 adresses. Soit une économie d’environ 2100€ pour l’annonceur.

Qui est concerné ?

Les entreprises qui souhaitent prospecter des nouveaux clients ou en réactiver d’anciens, par des opérations marketing avec des coûts optimisés le plus finement possible.

Quand réaliser ces traitements ?

Avant toute opération marketing d’envoi de communication sur le canal postal.